A növekvő vállalkozások, cégek sokasága számára jelenti a további növekedés gátját a szervezeten belüli jól és hatékonyan működő delegálási rendszer hiánya, aminek elsődleges oka, hogy a vezető nem ruházza át a felelősség egy részét a munkatársakra. Tehát a vezető belső elakadásai a cég fejlődésének korlátjává is válik. A delegálás egyszerre jelent kihívást és komoly tétet; nehéz egyensúlyt találni a cég ügyei feletti kontroll és a felelősség átadása között, hiánya viszont jelentős mértékben ronthatja az üzleti eredményeket, csökkentheti a dolgozók elkötelezettségét. A témával kapcsolatban Tóth-Czere Pétert, a Showcast Media tulajdonosát, GTD-trénert és Bodrogközi Lászlót, Neuron szoftver Kft. cégvezetőjét kérdeztük. Mindkét vezető elnyerte a Gangel Péter által alapított Bizalmi Kör Leader Of The Year díját (Tóth-Czere Péter mikrovállalat-, Bodrogközi László kivállalati kategóriában részesült elismerésben).  

Ezt egyetlen vezető sem úszhatja meg 

„A delegálás kérdésével minden növekvő cég vezetőjének foglalkoznia kell, mert elérkezhet az a pillanat, amikor a vezető az üveg nyakává válva akadályozza a folyamatokat, legyen szó akár a napi munkavégzésről is – hozott egy érzékletes példát Tóth-Czere Péter. Szerinte nagyon nehéz előre látni, e pillanat elérkeztét, ugyanakkor érdemes preventív módon gondolkodni, hogy a ténylegesen megvalósuló szituáció kezelése mégse váljon óriási kihívássá.  

Mit jelent a delegálás? 

Egy vezetőnek számos készséggel kell bírnia, a delegálás képessége pedig mindenképpen TOP5-ös játékos. Klasszikus, viszont kritikus vezetői intézkedésről van szó, ami nem egyenlő a feladatok kiosztásával. A delegálás egy komplex intézkedés, ami során a vezető (legyen szó a cég- vagy egy kisebb csapat vezetőjéről) felhatalmazással ruházza fel a munkatársakat bizonyos, addig általa vitt feladatok elvégésre, miközben a teljes felelősség továbbra is őt illeti. Olyan alapvető kompetenciáról van szó, ami egy nagyobb stratégiai terv részeként a vezető tehermentesítése mellett a dolgozók fejlesztését is szolgálja.  

„Azt nevezem delegálásnak, amikor egy vállalat vezetése egymástól megfelelő módon elhatárolható területekkel és azokért felelős vezetőkkel dolgozik együtt oly módon, hogy a delegálás a feladatok elvégzése mellett az értelmezés szintjén is megjelenik” – fogalmazott Bodrogközi László. Ezzel pedig a munkatársak a feladat elvégzésére való felhatalmazás mellett a teljes folyamatba való bevonódás során részt vesznek a tevékenységek kitalálásában s a lehetséges utak végig gondolásában is. „Mindez jelentősen megnöveli az elköteleződést” – tette hozzá a Neuron tulajdonos ügyvezetője.  

Milyen előnyei vannak a delegálásnak? 

A hatékony delegálás a vezető számára jelentős idő és energia megtakarítással jár, így a napi operáció és akár tűzoltás helyett stratégiai célokra, a legfontosabb projektekre, illetve a cég dolgozóinak támogatására és fejlődésére fókuszálhat. S mivel a delegálás a kollégák a folyamatokba való bevonását is jelenti, ezért erősödnek a szakmai kompetenciáik, a motivációjuk és a szervezeten belüli bizalmi szint is növekszik. Emellett az új feladatok elvégzése lehetőséget jelent számukra a képességeik demonstrálására, a részvételre és a véleménynyilvánítása, összességében fontos építő elem a személyes karrierépítés útján is. A felelősség átadása pedig teher helyett inkább egy lényeges üzenetet jelent: kifejezi a munkatársba vetett hitet és bizalmat, ami újra csak motivációt és az elköteleződést növeli.  

A delegálás legfontosabb lépései:  

1. Objektív állapot felmérés a vezető aktuális munkaterheléséről 
   Egy mindössze két-három hétig tartó naplózás során kiderül, hogy a vezető mennyi időt tölt a stratégiához kapcsolódó tevékenységekkel s mennyi energiát áldoz a napi tűzoltásra és az operatív feladatok ellátására. Láthatóvá válnak a plusz időt és energiát igénylő – ám delegáltható – feladatok.  
    
2. Kulcsszerepben a vezetői önismeret 
   A vezető beazonosítja az erősségeit és a gyengébb területeit annak érdekében, hogy az utóbbi kategóriába eső feladatait szakmailag kompetensebb kollégák számára delegálhassa. Például egy analitikus gondolkodású vezető számára terhessé válhat a kommunikáció területén való helytállás.  
    
3. Adott feladathoz a legmegfelelőbb embert 
   A munkatársak személyisége és munkastílusa ismerete nélkül nem lehetséges a hatékony delegálás. Különböző mérőeszközökkel és profilozással elkerülhetők a komolyabb zavarok.  
    
4. A projektfeladatok pontos meghatározása és egyértelmű kommunikációja 
   A munkatársaknak ismerniük kell a projektek és az azokhoz kapcsolódó feladatok célját, ütemezését, a kapcsolódó felelősségi köröket és szinteket.  
    
5. A folyamatok nyomon követése, visszajelzések és támogatás 
   Meghatározott időközönként és tervezetten visszajelzések kérése az aktuális állapotokról, az elakadásokról, azok lehetséges megoldásairól, a szükséges erőforrások biztosításáról vagy pótlásáról.  
    
6. Döntési szabadság és mozgástér biztosítása a munkatársak számára 
   A munkatársak olykor a megállapodástól eltérő módon végzik el az adott feladatokat; ez a fajta szabadság erősítheti a tulajdonosi szemléletet, ami viszont növeli a motivációt, az elköteleződést és a produktivitást.  
    
7. Ösztönző és jutalmazási rendszer kialakítása 
   A magas szintű és hatékony munkavégzést minden esetben el kell ismerni egyéni és csapatszinten is. Ennek számos formája lehetséges.  

De miért olyan nehéz a delegálás? 

A nem megfelelő delegálás okai nagyon változatosak lehetnek, ugyanakkor a leggyakrabban előforduló akadályozó tényezőket érdemes megnéznünk.  

A vezető szemszögéből a leggyakoribb okok:  

• „Én jobban meg tudom csinálni!” 
• „Gyorsabban megcsinálom, mint ha el kellene magyaráznom valakinek.” 
• „Nem bízom a tudásukban és a képességeikben!” 
• „Nem akarom, hogy mások miatt számoltassanak el!” 

Bizalom és felelősség, mint a legfontosabb építőanyagok 

Bodrogközi László szerint a bizalom és a felelősség kulcstényezők, hiszen a vezetőnek bíznia kell a munkatársak képességeiben s hogy megérti a feladat mellett azt is, hogy az miképpen kapcsolódik az adott terület és a vállalat céljaihoz. E bizalmi szintet viszont csak emberi kapcsolódások útján, valamint a számonkérés és a végrehajtás tekintetében is egy jól látható struktúrával lehet felépíteni. „S a bizalom fontossága mellett nagyon hiszek abban is, hogy a delegálás a felelősség átadása nélkül csak egy robot jellegű munkavégzést jelent, éppen ezért én vezetőként átruházom a felelősséget és elvárásokat is megfogalmazok” – tette hozzá a szoftverfejlesztő cég vezetője.  

A témáról bővebben a Tovább gombra kattintva olvashatsz!  

Tovább